Informations- und Dokumentenverarbeitung

Die Klasse Informations- und Dokumentenverarbeitung ist auch aus den Systemklassen des 3K-Modell abgeleitet und bildet die zweite wichtige Säule neben dem Nachrichtenaustausch. Sie repräsentiert zu einem großen Teil die Klasse der gemeinsamen Informationsräume, die oft auch als "Shared Information Space" oder schlicht "Information Sharing" bezeichnet werden. Diese Klasse stellt gemeinsame Informationsräume für eine Gruppe zur Verfügung, in denen Informationen längere Zeit in geeigneter Form mit Hilfe geeigneter Zugriffsmechanismen gespeichert werden. Der Informationsaustausch ist stets implizit, das ist auch der größte Unterschied zur Klasse Nachrichtenaustausch. In diese Kategorie fallen nach dem 3K-Modell verteilte Hyptertext-Systeme, also Bulletin-Board-Systeme^2.2, Web-Logs, Wikis und spezielle Datenbanken, deren Informationen gleichzeitig von verschiedenen Benutzern abgefragt werden können.

Aber auch aus der Systemklasse Workgroup-Computing passen einige Eigenschaften in die neue Klasse Informations- und Dokumentenverarbeitung, etwa die Gruppeneditoren, die das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten erlauben. Der Dokumentenbegriff ist heute gefestigt, nach Brockhaus gilt: "Als Dokumente können alle Unterlagen betrachtet werden, die Informationen beinhalten, also nicht nur publizieres Wissen, sondern auch Briefe, Akten, Urkunden, Bildsammlungen, Filme u.v.a.". Dokumente sind also Informationsträger, sie können editiert, formatiert, publiziert, gespeichert, verwaltet und zusammengefasst werden.

Nach der Funktion des Nachrichtenaustausches ist die gemeinsame Nutzung von Daten die am häufigsten gebrauchte Funktion von CSCW-Systemen. Groupware muss also Informationen speichern, verwalten und verteilen können. Die Systeme für die rechnergestützte Gruppenarbeit sind also wichtig für den Wissenstransfer, aber auch um Ergebnisse und die Schritte dorthin festzuhalten. Dabei kann es bis zum Aufbau einer Informationsdatenbank für die Gruppe kommen. Gemeinsame Nutzung von Daten könnte wieder nach Synchronisationsfunktion unterteilt werden, entweder erfolgen die Zugiffe synchron oder asynchron.

CSCW-Systeme, die diesen Bereich abdecken, müssen also regeln, wer auf die gespeicherten Informationen zugreifen darf. Dabei geht es darum, ob das die ganze Gruppe oder nur ein augesuchter Teil der Gruppe darf. Darüberhinaus stellen sich Fragen nach Rechteabstufungen; so könnte einem Teil der Gruppe auch nur ein Teil der Information zugänglich sein und ein anderer Teil Vollzugriff erhalten.

Wenn geregelt ist, wer auf was zugreifen darf, stellt sich als nächstes die Frage, wie der Zugriff geregelt wird. Das heißt, wie wird beim gleichzeitigen Zugriff mehrerer Teilnehmer auf eine gemeinsame Ressource verfahren. Es sollte klar sein, dass dieser Abschnitt, technisch gesehen, sehr viel mit Datenbankverwaltungssystemen zu tun hat. Viele Groupware-Systeme, auch im Open-Source-Bereich, arbeiten mit klassischen Datenbanken wie MySQL oder PostgreSQL zusammen und greifen auf deren Funktionalität zurück.

Man könnte diesen Abschnitt auch nach der Darstellbarkeit der gespeicherten Information unterteilen. Es ließe sich unterscheiden, ob die Information linear oder nicht-linear dargestellt ist. Ein normaler Text ist in der Regel linear, das bedeutet es macht eigentlich nur Sinn, ihn von Anfang bis Ende zu lesen, nicht den Schluss zuerst, danach die Einleitung und am Ende den Hauptteil. Bei nicht-linearer Darstellung wäre das Leseverhalten vorher nicht festzustellen, der Leser entscheidet in welcher Reihenfolge die Information aufgenommen wird. Ein Beispiel hierfür wäre ein Hypertext, der mit Links zu anderen Texten ausgestattet ist. Eine besonders interessante Ausprägung solcher Hypertext-Systeme sind WikiWebs und auch das WWW selbst ist auf diese Weise verknüpft.

In dieser Arbeit werden die zu verarbeitenden Informationen und Dokumente nach dem Grad ihrer Strukturiertheit unterschieden; das hat vor allem den Vorteil, dass schnell klar wird, ob die Daten effizient weiterverarbeitet werden können oder nicht. Es gibt strukturierte Daten, semi-strukturierte Daten und unstrukturierte Daten.

Strukturierte Daten:

Daten gelten als strukturiert, wenn sie in ein vorher wohldefiniertes Schema eingeordnet werden können. Ein Beispiel hierfür sind Datenbanken in einem Datenbankschema. Strukturierte Dokumente zeichnen sich dadurch aus, dass man explizit nach Inhalt und logischer Struktur unterscheiden kann. Der Vorteil daran ist ein hohes Maß an Flexibilität, denn die Struktur erlaubt eine automatische Verarbeitung nach den logischen Kriterien. Dieser Vorteil ist natürlich umso größer, je größer der Dokumentenbestand ist. Ein Nachteil ist, dass die Änderung des Schemas normalerweise mit enormem Aufwand verbunden ist. Bei einem Groupware-System ist etwa eine Adressdatenbank denkbar, die mit Kontakten gefüllt werden kann. Das Schema ist fest vorgegeben, über die Datenbank kann dann mittels einer Suchfunktion jeder Eintrag mit bestimmten Merkmalen ausgewählt werden.

Semi-strukturierte Daten:

Spätestens seit dem Aufkommen von XML spricht man auch von semi-strukturierten Daten immer häufiger, denn die eXtensible Markup Language gilt als Garant für effektive Verarbeitung von Daten dieses Strukturierungsgrades. Was verbirgt sich dahinter? Semi-strukturierte Daten weisen eine gewisse Struktur auf, können aber nicht in ein Datenbankschema eingeordnet werden. Das hat den Vorteil, dass sich Informationen einerseits strukturieren lassen, andereseits aber kein starres Schema eingehalten werden muss.

Unstrukturierte Daten:

Unstrukturierte Daten folgen keinem Schema, außer natürlich, dass auch sie durch eine Bitfolge repräsentiert werden. Ein Beispiel für ein unstrukturiertes Dokument wäre eine Textdatei. Sie kann nicht nach logischen Merkmalen durchsucht werden, lediglich eine Volltextsuche wäre möglich.