Die Kategorie Gruppenplanung setzt sich wieder aus einer Umverteilung der Systemklassen des 3K-Modells zusammen: Aus den Klassen Workgroup-Computing und Workflow-Management. Aus ersterer sind die Entscheidungsunterstützungssysteme und Planungssysteme relevant, letztere liefert die typischen Werkzeuge des Workflow-Managements. Betrachtet man das 3K-Modell, so bewegt sich die neue Klasse Gruppenplanung am unteren Rand des Dreiecks zwischen Koordinationsunterstützung und Kooperationsunterstützung.
Nach [4] ist ein Workflow wie folgt definiert: "Ein Workflow ist eine endliche Folge von Aktivitäten, wobei die Folge durch Ereignisse ausgelöst und beendet wird". Workflow Management "umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, der Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung von Workflows erfüllt werden müssen". Das zugehörige "Workflow-Management-System ist ein aus mehreren Werkzeugen bestehendes System, welches die Aufgaben des Workflow-Managements durch die Ausführung von Software unterstützt".
An ein Workflow-Management-System werden folgende Anforderungen gestellt: Modellierung, Simulation, Ausführung und Steuerung von Workflows. In den klassischen Groupware-Werkzeugen sind meist nur rudimentäre Funktionen zum Workflow-Management integriert, der Strukturierungsgrad der gestellten Aufgaben ist hoch.
Workgroup-Computing unterstützt die Kooperation von Personen, die in Gruppen arbeiten. Meist sind deren Aufgaben semi-strukturiert oder unstrukturiert. Systeme, die in diesem Bereich eingesetzt werden, müssen also sehr flexibel sein. Dabei geht es etwa um essentielle Groupware-Funktionen wie Termin-Planung.
Bei der weiteren Unterteilung der Klasse Gruppenplanung könnte man die Einteilungskriterien für Gruppen zu Rate ziehen. Zwar sind nicht alle Gruppeneinteilungen anwendbar, etwa ließe sich bei der Gruppenplanung eine Unterscheidung nach der Offenheit der Gruppe nicht sinnvoll einsetzen, denn Gruppenplanung bedeutet einfach Planung für eine bestehende Gruppe. Möglich wäre es, die Gruppendynamik zu untersuchen. Dabei geht es darum, ob es sich um dynamische Gruppen handelt oder die Gruppe statisch ist.
Hier bietet sich die gleiche Art der Unterteilung an wie bei der Informations- und Dokumentenverarbeitung. Der Grad der Strukturiertheit ist feiner granuliert in strukturiert, semi-strukturiert und unstrukturiert2.3.
In obiger Tabelle sind die anfallenden Aufgaben nach ihrem Strukturierungsgrad aufgeteilt. Die Unterschiede bei ihrer Komplexität, Planbarkeit und ihrem Informationsbedarf stellen hohe Anforderungen an die eingsetzten CSCW-Systeme. Die meisten Groupware-Systeme decken nur den Bereich der unstrukturierten und semi-strukturierten Aufgaben ab.
