Noch vor der ersten Testinstallation muss die Frage beantwortet werden, ob ein eigener Server verwendet werden soll, oder ob nicht ein Miet-Server die bessere Wahl ist. Eine eindeutige Antwort darauf hängt natürlich von einer Vielzahl von Faktoren ab und muss immer von Fall zu Fall beantwortet werden.
Ein eigener Server hat den Vorteil, dass man ihn bis in die letzte Instanz unter Kontrolle hat. Selbst Speicheraufrüstung und Mainboard-Tausch kann man selbst erledigen; auch mit der Konsequenz, dass man die Auswahl aller Hardware-Komponenten selbst treffen muss. Man ist also selbst für den Betrieb der Hardware verantwortlich, was bei Stromversorgung und Verkabelung anfängt und bei einem sicheren und nicht jedem zugänglichen Standort endet. Jede dieser Betriebstätigkeiten bedeutet Aufwand an Arbeitszeit für einen oder mehrere Administratoren.
Bei einem Miet-Server gibt man immer einen Teil der Verantwortung an den Vermieter ab. Der Server ist dann in der Regel auch nicht vor Ort und alle Hardware-Arbeiten werden vom Vermieter erledigt. Dabei bieten Vermieter normalerweise Standard-Rechner-Konfigurationen an, aus denen ausgewählt werden kann, Sonderwünsche werden meist gegen Aufpreis auch erfüllt. Damit liegt also schon die Verantwortung für die Hardware nicht mehr in der eigenen Firma, das ist vor allem für kleine Betriebe interessant, die sich keine eigenen IT-Spezialisten leisten können.
Neben den Aufwendungen für die Hardware gibt es natürlich auch Aufwendungen für die Software, zuerst einmal die Installation des Betriebssystems und der Anwendungsprogramme. Bei einem eigenen Server muss man natürlich das Betriebssystem selbst installieren, das wird im Fall eines Servers und mit dem Hintergedanken einer Open-Source-Lösung in den meisten Fällen Linux sein. Linux-Distributionen haben sich vor allem in den letzten drei Jahren den Ruf erworben, äußerst leicht installierbar zu sein, wenn es um Standard-Hardware geht. Probleme treten meist dann auf, wenn Spezial-Hardware unterstützt werden soll. Oftmals liefern die Hersteller nur Treiber für Windows-Systeme und eine Linux-Lösung existiert noch nicht oder nur zum Teil. Das kann eine Menge Zeit für Konfigurationen kosten. Man sollte sich also vorher erkundigen, ob die Linux-Distribution die eingesetzte Hardware unterstützt, bzw. ob es Linux-Treiber für alle wichtigen Hardware-Komponenten gibt und ob diese in einem stabilen Zustand sind.
Miet-Server werden mit vorinstalliertem Betriebssystem angeboten. Man kann also davon ausgehen, dass die gesamte Hardware unterstützt wird und das Betriebssystem richtig konfiguriert ist. Auch die nötigen Administrator-Rechte kriegt man. Aber auch hier gilt, dass ein Miet-Server in der Regel Einschränkungen mit sich bringt, etwa erlauben es einige Provider nicht, den Kernel neu zu kompilieren, oder es fehlt ein Support für PHP-Skripte. Damit man nicht den falschen Server mietet sollte auch hier zuvor eine Anforderungsliste erstellt werden, also die Frage beantwortet werden, welche Voraussetzungen für den Einsatz der Groupware erfüllt sein müssen. Die konkreten Angebote ändern sich fast täglich. Es lohnt sich aber nach Angeboten für so genannte LAMP-Systeme zu schauen, das sind Systeme die auf den Komponenten Linux-Betriebssystem, Apache-Web-Server, MySQL-Datenbank und PHP-Skript-Unterstützung bauen. Solche dedizierten Server mit allen Root-Rechten sind bereits ab etwa 40 Euro pro Monat erhältlich. Meist muss zuvor noch eine Einrichtungsgebühr bezahlt werden.
Wie hoch ist der Aufwand bei einem System-Crash? Im Falle eines eigenen Servers muss ein Techniker vor Ort sein, der den Schaden repariert. Bei einem Miet-Server kauft man natürlich die Reaktionsschnelligkeit als Quality-of-Service-Merkmal mit ein. Das heißt ein Provider wird eine gewisse Ausfallsicherheit garantieren, je höher die Garantie, desto höher ist auch der Mietpreis. Genauso gibt es Garantieerklärungen für Backups, denn es ist nicht immer gesagt, dass ein System-Crash die vorhandenen Daten ganz lässt. Je nachdem wie sensibel die Daten sind, die auf dem Server lagern, ist es sinnvoll, eine eigene Sicherheitsstrategie zu entwickeln.