Die eingesetzten Groupware-Lösungen sollen kostenlos erhältlich sein, das ist zwar nach der genauen Definition bei Open-Source nicht der Fall, diese Diplomarbeit beschränkt sich aber auf freie Software, die also auch kostenlos zur Verfügung steht. Das hat den Vorteil, dass der Einsatz auch flexibler bleibt, weil etwa die Kosten bei mehr Gruppenmitgliedern nicht steigen, wie das bei den proprietären Lösungen der Fall ist.
Da auch die Diskussion, ob Open-Source wirklich Kosten spart, intensiv in der Öffentlichkeit geführt wird, gibt es zahlreiche Studien, die sich dem Thema angenommen haben. Einerseits gibt es Studien, die sowohl dem Open-Source-Lager zusprechen und dieser Art von Software günstigere Kosten bescheinigen, andererseits gibt es auch Untersuchungen, die das Gegenteil herausgefunden haben wollen. Zwar sollte man immer darauf achten, wer die Studien in Auftrag gegeben hat, grundsätzlich gilt aber, dass eine Bewertung der Total Cost of Ownership (TCO), wie das meist der Fall ist, für Computersysteme nicht allgemein gültig ist, sondern von der speziell betrachteten Situation abhängig ist. Der Hauptgrund dafür ist, dass sich die Kosten für Hard- und Software nicht linear mit der Benutzeranzahl entwickeln, sondern sprunghaft ändern.
Ein reiner TCO-Vergleich lässt außen vor, dass es bei einem Computer-System auch auf die Verfügbarkeit ankommt. Der TCO-Ansatz betrachtet ausschließlich die Kosten der EDV und die vorhandene Lösung. Die Verfügbarkeit hat auf der einen Seite einen starken Einfluss auf die Kosten der EDV Lösung selbst, sie hat aber vor allem auf den Erfolg des gesamten Unternehmens großen Einfluss: Steht etwa die Groupware-Lösung zur Kommunikation nicht zur Verfügung, so leidet das Unternehmen an entgangenen Gewinnen. Gerade wenn es darum geht, eine gewisse Verfügbarkeit eines Systems zu garantieren, können die Kosten stark nach oben oder nach unten gehen. So sind etwa die Gesamtkosten einer CSCW-Lösung mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9 Prozent, was etwa 13 Minuten Systemausfall pro Monat bedeutet, weitaus höher als bei 95 Prozent, was immerhin fast elf Stunden Systemausfall im gleichen Zeitraum verheißt. Auch Faktoren wie Reaktionszeit bei der Behandlung von Problemen haben bei den Kosten erheblichen Einfluss. Die TCO stellen somit nur einen Aspekt zur Beurteilung einer Computer-Lösung dar.
In den meisten Studien werden die TCO von Linux und Windows verglichen. Linux steht dabei als prominenter Open-Source-Vertreter auch für andere freie Projekte, insbesondere auch für die in dieser Arbeit betrachteten freien Groupware-Systeme. Windows verkörpert ein traditionell proprietäres System, das auch auf dem Groupware-Markt Entsprechungen in Lotus Notes, Microsoft Exchange oder Novell Groupwise findet.
Eine sehr umfangreiche und auch aktuelle Zusammenstellung zur TCO-Problematik zwischen Open-Source und proprietärer Software gibt es auf den Web-Seiten von David A. Wheeler3.1. Er unterscheidet dabei zwischen Kosten für Anschaffung, Upgrade und Wartung, Lizenz-Management und Hardware.
Die Anschaffungskosten sind meist gleich Null bei Open-Source-Software, denn die Produkte können in der Regel kostenlos aus dem Internet geladen werden. Man könnte natürlich jetzt anführen, dass dafür auch Kosten für den Rechnerbetrieb und die Online-Verbindung anfallen. Da diese Kosten aber als äußerst gering einzuschätzen sind, können sie vernachlässigt werden. Geringe Kosten fallen meist für CD-ROMs, gedruckte Dokumentation und Support an. Meist gibt es FAQ-Rubriken oder Online-Dokumentationen, die eine Art kostenfreien Grundsupport darstellen.
Die Kosten für Upgrades und Wartung sollten normalerweise auch unterhalb dessen liegen, was für ein proprietäres Produkt fällig wird. Auf kurze Sicht sind zwar normalerweise auch bei nicht-freier Software die Updates kostenlos dabei, betrachtet man aber den Betrieb über mehrere Jahre, so liegen die Preise für Aktualisierungen fast so hoch wie die Neuanschaffungskosten.
Auch bei den Lizenzkosten ist die Sachlage eindeutig. Die proprietären Vertreter verdienen durch den Verkauf von Lizenzen ihr Geld, im Unternehmen muss darauf geachtet werden, dass die Lizenzen immer auf dem aktuellen Stand sind und die Nutzungsrechte nicht verletzt werden. Alle Vorgänge rund um dieses Thema werden unter dem Begriff Lizenz-Management zusammengefasst. Bei einem Open-Source-Produkt gibt es keine Lizenzen, die man verwalten müsste - also gibt es auch kein Lizenz-Management.
Die Hardware-Kosten spielen auch keine unerhebliche Rolle. Open-Source-Software ist in der Regel genügsamer, was Hardware-Voraussetzungen für den Betrieb betrifft. Oftmals können alte Systeme, die schon ausgedient hatten, wieder verwendet werden.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Kostenseite klar für Open-Source-Software spricht, auch das ist ein wichtiger Grund, warum in dieser Arbeit ausschließlich solche Systeme behandelt werden.