Die Flexibilität in Bezug auf Anpassbarkeit bringt das Open-Source-Modell wieder in den Blickpunkt. Bei dieser Art der Software-Verteilung besteht die Möglichkeit der Einsichtnahme in der Quelltext. Meist kann dieser dann auch selbst auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Aus diesem Grund werden ausschließlich freie Lösungen in dieser Diplomarbeit betrachtet.
Auch die Einstellungsmöglichkeiten bei der Administration der Groupware sollten flexibel sein. Das ist in der Regel bei Open-Source-Software stärker der Fall als bei proprietären Lösungen. So sollte beispielsweise ein Groupware-System auch auf mehreren Betriebssystemen laufen. So kann selbst bei einem Wechsel der Server-Plattform das CSCW-System mitgenommen werden.
Auch müssen die Systeme flexibel zu benutzen sein. Wichtig ist, dass die Benutzung unabhängig von einer bestimmten Plattform oder einem Betriebssystem sein muss. Ein Beispiel, bei dem das nicht so ist, ist Outlook. Der Client ist nur für Windows-Systeme verfügbar, zwar gibt es mit Evolution einen Clone aus der Linux-Welt, der kann aber zum einen nicht alle Features des Groupware-Servers Exchange nutzen und zum anderen ist er wieder nur eine Lösung für Unix und Linux.
Systeme die rein über einen Browser bedient werden können bieten den Vorteil, dass sie auf Client-Seite Plattform- und Betriebssystem-unabhängig sind. Standard-konforme Web-Browser existieren schließlich für alle gängigen Rechner. Die Flexibilität einer reinen Web-Lösung zeigt sich auch im Punkt Mobilität der Benutzung. Wer eine Groupware nutzt, möchte sie entweder unterwegs dabei haben oder, was eleganter ist, von unterwegs darauf zugreifen. Web-basierte Groupware-Systeme setzen nur einen Internetanschluss voraus, der sollte sich in den meisten Fällen auch finden lassen. Ein Nachteil dieser Online-abhängigen Lösunge ist aber, dass ohne Internet-Zugang auch der Groupware-Zugang verschlossen bleibt - solche Schwierigkeiten kann man umgehen, indem man etwa wichtige Dokumente lokal ablegt.