Die gefundenen Groupware-Lösungen wurden auf verschiedenen Betriebssystemen getestet: Auf einem virtuellen Red Hat 7.3 Server, auf Mandrake Linux 9.0/9.1, auf Red Hat 9.0 und SuSE 8.2. Schritt für Schritt sind die Anleitungen auf Red Hat 7.3 und Mandrake 9.0 und 9.1 lauffähig, die Installation auf den anderen Linux-Distributionen unterscheiden sich dabei in einigen Punkten, etwa in der verwendeten Verzeichnisstruktur oder den eingebauten Compilern. Auch die benötigten Software-Pakete heißen von System zu System anders. Die Beschreibung der Installation orientiert sich dabei an den gängigsten Methoden, Software unter Linux zu verteilen: Als fertiges Binär-Paket und als Quell-Paket - alle beschriebenen Operationen funktionieren über die Kommandozeile.
Als Paketformat hat sich RPM des Linux-Distributors Red Hat weitgehend etabliert, das Kürzel steht für Red Hat Package Manager. Wenn das Paket für das zugrundeliegende Betriebssystem erstellt worden ist, reicht normalerweise ein Befehl aus um es zu installieren. Besonders gut ist, dass auch eine Deinstallation in der Regel nur einen Befehl erfordert. RPM-Pakete werden entweder von den Projekten selbst angeboten oder Distributoren oder auch Privatpersonen stellen maßgeschneiderte Pakete zur Verfügung. Bei der Suche nach RPM-Pakten helfen auch spezielle Suchmaschinen, etwa http://rpmseek.com oder http://rpmfind.net.
Bei Verwendung der Quelltexte muss der Anwender das Paket zuerst selbst übersetzen. Das ist meist auch nicht schwer, trotzdem verlangt es tiefere Kenntnisse über das System und eine Reihe passender Bibliotheken. Die Vogehensweise in dieser Arbeit sieht so aus, dass immer die Installation des Quell-Pakets beschrieben wird. In der Praxis kann aber ein Paketformat viel Zeit sparen. Falls also Pakete angeboten werden, können diese in der Regel ohne Bedenken und mit weniger Aufwand installiert werden. Schlägt jedoch eine Paketinstallation fehl, dann kann man immer noch auf die Quelltexte zurückgreifen.
Bei der Bestandsaufnahme der Groupware-Programme wird am Anfang kurz zur Entwicklung und der Vitalität der gefundenen Lösungen Stellung genommen; das soll einen Eindruck vermitteln, wie oft mit Updates gerechnet werden kann,wie groß die Entwicklergemeinde ist und wie weit das Projekt schon entwickelt ist. Danach werden die Voraussetzungen für die Installation angegeben. Dann wird der Installationsprozess beschrieben, und auftretende Probleme und Schwierigkeiten werden dargestellt. Außerdem gibt es eine Kurzeinführung in die ersten zu treffenden Maßnahmen nach der Inbetriebnahme des Systems.
Anhand der Dokumentation wird die Funktionalität überprüft, das ist wichtig für die spätere Einordnung in das Klassifikationsschema in Kapitel 5. Außerdem werden die Zusatz-Anforderungen überprüft, die bereits in Kapitel 3 als Ergänzung zur Funktionalität herausgearbeitet wurden. Sie werden jeweils im Fazit der einzelnen Groupware-Lösung besprochen. Wichtig ist, dass die aufgeführten Lösungen nicht in einem Vergleichstest einen Sieger unter sich ausmachen müssen. Vielmehr soll dies eine Bestandsaufnahme sein, in der die vorhandenen Lösungen mit ihren Stärken und Schwächen dargestellt werden sollen.