Motivation

Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts IDC wurden im Jahr 2002 täglich 12,56 Milliarden E-Mails verschickt, die ausschließlich geschäftlichen Zwecken dienten. Das heißt, unerwünschte Spam-Mails sind aus dem Aufkommen bereits herausgerechnet. Die Prognose für die kommenden Jahre sagt eine erhebliche Steigerung voraus: Im Jahr 2003 sollen bereits durchschnittlich 15,8 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt werden, 2004 soll die Anzahl elektronischer Postmitteilungen auf 18,14 Milliarden steigen und 2005 muss mit 19,75 Milliarden gerechnet werden. Die Studie schließt mit einer Prognose für 2006, dann sollen bereits 21,08 Milliarden E-Mails pro Tag für geschäftliche Zwecke versendet werden.

Abbildung: IDC-Studie täglich verschickter E-Mails

Die Gründe für den Anstieg sind vielfältig: Die Verbreitung von Internet-Anschlüssen nimmt auch im Geschäftsbereich noch zu. Das bedeutet, dass immer mehr Firmen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, E-Mails zu versenden. Das führt wiederum zu einer immer größer werdenden Akzeptanz der elektronischen Postmitteilungen, etwa auch bei Behörden. Auch die Computer-Nutzung selbst wird immer selbstverständlicher, der Rechner tritt also auch immer mehr als Werkzeug der Zusammenarbeit in den Vordergrund und das Mittel Nummer eins zur rechnergestützten Kommunikation ist heutzutage E-Mail.

E-Mail ist zweifellos ein gutes Mittel für den asynchronen Nachrichtenaustausch zwischen zwei Teilnehmern, also bei der -Kommunikation. Auch - und -Kommunikation funktionieren. Das ist dann der Fall, wenn ein Absender seine E-Mail an mehrere Empfänger schickt und von Empfängerseite wieder geantwortet wird. Problematisch wird es dann, wenn die angesprochenen Personen Rückfragen haben, oder gar ein Gruppentermin per E-Mail festgelegt werden soll. Die Folge ist eine verwirrende Menge von E-Mails mit Antworten und Antworten auf Antworten und so weiter. Das mag ein weiterer wichtiger Grund für das hohe E-Mail-Aufkommen sein. Oftmals ist E-Mail das einzige Mittel, das für die rechnergestützte Kommunikation in Gruppen zur Verfügung steht; dabei ist es nicht immer optimal geeignet.

Für schnellen synchronen Nachrichtenaustausch gibt es etwa so genannte Messenger, diese simulieren ein Gespräch über eine Textkonsole. Außerdem gibt es Conferencing-Systeme, die sogar Video- oder Audio-Kommunikation über den Rechner erlauben und ein reales Zusammentreffen von Personen nachahmen. Für die Einhaltung von Terminen eignen sich Gruppenkalender, und Projektplaner helfen dabei, auch komplexere Gruppenarbeiten zu strukturieren. Eine Alternative zu lästigen E-Mail-Attachments ist File-Sharing und Gruppeneditoren gewährleisten die Datenintegrität wenn mehrere Benutzer an derselben Datei arbeiten wollen.

Viele Aufgaben, die häufig nur unzureichend per E-Mail abgewickelt werden, können also von anderen Programmen besser erledigt werden. Die oben genannten Systeme fallen unter den Oberbegriff Groupware. Das sind Systeme, die rechnergestützte Zusammenarbeit unterstützen. Für diesen Zweck gibt es zwar bereits kommerzielle Software, etwa Lotus Notes oder Microsoft Exchange; besonders interessant, flexibel, sicher, robust und kostenlos präsentieren sich aber Open-Source-Lösungen, für deren Klassifizierung, Auswahl und Installation diese Arbeit ein Leitfaden sein soll.