Funktionalität

Bei phpCollab ist eine besondere Sichtweise in die Bedienung des Programms eingeflossen, die es von anderen Groupware-Applikationen unterscheidet: Es wird eine so genannte Projekt-Sicht verwendet, das bedeutet alle Tätigkeiten werden Projekt-bezogen verwaltet. Die Projekt-Verwaltung zeigt als Unterkategorien eines Projekts folgende Punkte an: Detaillierte Projekt-Beschreibung, Support-Anfragen, Aufgabenplanung, Diskussionsforum, Team-Mitglieder, Dokumente und Notizen. Aber es gibt auch Module, die nicht Projekt-bezogen sind. Folgende Module sind übergeordnet: Kundenverwaltung, Berichte, Suchfunktion, Kalender und Lesezeichen. Jedes Gruppenmitglied hat dabei die Sicht auf die eigenen Projekte, also auf die Projekte, an denen es mitarbeitet.

Nachrichtenaustausch:

phpCollab unterstützt durch das Diskussionsforum asynchrone Kommunikation zwischen den Benutzern.

Information- und Dokumentenverwaltung:

Notizen werden bei phpCollab stets Projekt-bezogen verfasst und auch abgespeichert. Sie müssen explizit auf der Projekt-Seite veröffentlicht werden, damit andere Teilnehmer sie lesen könnne. Die Kunden-Verwaltung ist eine Datenbank, die Kunden-bezogene Informationen verwaltet. Berichte dienen dazu, Arbeitsergebnisse, das können Zwischenergebnisse oder Endergebnisse sein, festzuhalten. Ein Bericht wird dabei automatisch aus den Projekt-bezogenen Daten generiert; dazu können einzelne Aufgaben nach Status und Priorität abgefragt werden. Die verknüpften Projekt-Inhalte sind nichts anderes als ein System zum Verwalten von Dokumenten, natürlich wieder in der speziellen Projektsicht. Das funktioniert sehr gut, es gibt sogar die Möglichkeit einer Vorschau, lokale Speicherung und auch eine Versionenierung von Dokumenten. Damit das auch wie gewünscht funktioniert müssen die Parameter der maximalen Projekt-Größe und die maximale Upload-Größe für Dateien in phpCollab groß genug gesetzt werden. Die Lesezeichen-Verwaltung listet gemeinsame Web-Adressen auf.

Gruppenplanung:

Auch Aufgaben- und Team-Verwaltung laufen Projekt-bezogen, das bedeutet es gibt die Sicht auf Projekt-Aufgaben und eine Übersicht über die am Projekt beteiligten Personen. Die Aufgabenplanung kann unstrukturierte bis strukturierte Vorgänge verwalten. Der Kalender ist aus der Projekt-Sicht ausgegliedert. Was zuerst wie ein Bruch des logischen Konzepts aussieht, wird verständlich wenn man annimmt, dass es Personen gibt, die in mehreren Projekten gleichzeitig vertreten sind. Eine umfassende Lösung mit dem Ein- und Ausblenden von bestimmten Projekt-Terminen wäre zwar auch möglich, aber von Implementierungsaufwand her wesentlich größer.